Regulamin

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną platformy HiService — systemu do zarządzania firmą usługową i montażową (B2B SaaS).

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia przez Operatora usług dostępu do platformy HiService oraz wzajemne prawa i obowiązki Stron. Operatorem i stroną Umowy jest Tomasz Nastały Sinpai, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem ul. Prezydenta Lecha Kaczyńskiego 31/19, 80-365 Gdańsk, NIP 585 147 45 97, REGON 364 544 028, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej: „Operator").

Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Załącznikami do Regulaminu i jego integralnymi częściami są: Polityka prywatności, Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA), Polityka cookies oraz Lista subprocesorów.

Usługa świadczona jest wyłącznie na rzecz przedsiębiorców (B2B). Klient oświadcza, że zawiera Umowę w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą o charakterze zawodowym.

2. Definicje

• Operator — Tomasz Nastały Sinpai, strona Umowy świadcząca Usługę.
• Klient — przedsiębiorca, który zawarł z Operatorem Umowę w celu korzystania z Usługi (np. firma montażowa, instalacyjna, serwisowa lub inna firma usługowa).
• Klient Końcowy — osoba fizyczna lub firma korzystająca z usług Klienta (np. zamawiający montaż lub serwis). Operator nie zawiera umowy z Klientem Końcowym; udostępnia jedynie zaplecze techniczne dla Klienta.
• Usługa — dostęp do platformy HiService działającej w modelu Software as a Service (SaaS), udostępnianej przez sieć Internet.
• Konto / Instancja — wydzielona przestrzeń w ramach platformy przypisana Klientowi.
• Umowa — stosunek prawny pomiędzy Operatorem a Klientem dotyczący świadczenia Usługi, którego treść stanowi niniejszy Regulamin wraz z załącznikami oraz ewentualne ustalenia indywidualne potwierdzone w formie dokumentowej.
• Okres Próbny — bezpłatny okres testowania Usługi trwający 30 dni od dnia uruchomienia Konta.
• Subskrypcja — płatny dostęp do Usługi po zakończeniu Okresu Próbnego, rozliczany w cyklach miesięcznych lub rocznych zgodnie z wybranym planem.
• Cennik — aktualne stawki opłat za poszczególne plany Subskrypcji, publikowane na stronie hiservice.pl oraz wskazywane Klientowi w panelu administracyjnym.
• RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

3. Charakter prawny umowy

Umowa stanowi umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Operator dostarcza Klientowi dostęp do platformy działającej online — Klient nie otrzymuje oprogramowania na własny dysk i nie nabywa licencji autorskoprawnej. Wszelkie prawa autorskie do platformy HiService, w tym do kodu źródłowego, interfejsu graficznego i dokumentacji, pozostają wyłączną własnością Operatora.

Klient zachowuje pełne prawa do danych wprowadzonych przez siebie lub jego użytkowników do platformy (dane klientów, zlecenia, protokoły, zdjęcia, dokumenty itp.). Operator przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia Usługi, na zasadach określonych w Umowie powierzenia przetwarzania (DPA).

4. Zawarcie Umowy i akceptacja Regulaminu

Umowa zawierana jest w formie dokumentowej (art. 77² Kodeksu cywilnego). Akceptacja Regulaminu przez Klienta następuje poprzez wykonanie jednej z następujących czynności potwierdzających:

• dokonanie pierwszej płatności abonamentowej, lub
• zatwierdzenie zamówienia w panelu administracyjnym, lub
• potwierdzenie kontynuacji Usługi po zakończeniu Okresu Próbnego.

Domniemywa się, że Klient zapoznał się z Regulaminem przed dokonaniem czynności potwierdzającej. Operator zastrzega prawo odmowy zawarcia Umowy w szczególności w przypadku braku zdolności technicznej do świadczenia Usługi, wcześniejszego nieuregulowania zobowiązań przez podmiot ubiegający się o zawarcie Umowy lub naruszenia Regulaminu przy uprzedniej współpracy z Operatorem.

5. Okres Próbny

Operator udostępnia Klientowi Usługę bezpłatnie przez okres 30 dni od dnia uruchomienia Konta. Okres Próbny nie wymaga podania danych karty płatniczej. Klient może zrezygnować z Usługi w trakcie Okresu Próbnego ze skutkiem natychmiastowym, bez podania przyczyny i bez ponoszenia żadnych opłat.

Po upływie Okresu Próbnego Usługa staje się odpłatna pod warunkiem potwierdzenia kontynuacji przez Klienta (opłacenie pierwszej faktury, zatwierdzenie planu w panelu administracyjnym lub wyraźne oświadczenie woli wysłane na adres kontakt@hiservice.pl). Brak potwierdzenia w terminie 7 dni od zakończenia Okresu Próbnego powoduje zawieszenie dostępu do Usługi do czasu dokonania potwierdzenia lub wypowiedzenia Umowy.

6. Opłaty i fakturowanie

• Wysokość opłat za Usługę określa aktualny Cennik publikowany na stronie hiservice.pl oraz wskazany indywidualnie w panelu administracyjnym Klienta.
• Opłaty rozliczane są w cyklach miesięcznych lub rocznych — zgodnie z wyborem Klienta.
• Faktury VAT są wystawiane elektronicznie i przesyłane na adres e-mail Klienta. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
• Termin płatności faktury wynosi 7 dni od daty jej wystawienia.
• Brak zapłaty po upływie 30 dni od terminu płatności i pomimo wezwania uprawnia Operatora do zawieszenia dostępu do Usługi do czasu uregulowania zaległości. Brak zapłaty trwający dłużej niż 60 dni uprawnia Operatora do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym.
• Operator może zmienić Cennik. O zmianach Klient zostanie poinformowany mailem co najmniej 30 dni przed wejściem zmian w życie. W przypadku braku zgody na nowe ceny Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, bez ponoszenia dodatkowych opłat.
• Opłaty już uiszczone nie podlegają zwrotowi za niewykorzystany okres rozliczeniowy w przypadku wypowiedzenia Umowy przez Klienta.

7. Zakres i sposób świadczenia Usługi

Usługa polega na udostępnieniu Klientowi platformy HiService jako zaplecza do zarządzania jego działalnością gospodarczą — w szczególności kalendarzem ekip i zleceń, bazą klientów, protokołami odbioru prac, rozliczeniami, fakturami i komunikacją z klientami. Usługa świadczona jest w modelu „as a Service" — nie wymaga instalacji oprogramowania na urządzeniu Klienta; dostęp odbywa się przez przeglądarkę internetową spełniającą aktualne standardy techniczne.

Szczegółowy zakres funkcjonalności objętych planem Klienta określa Cennik i panel administracyjny. Wybrane funkcjonalności (np. niektóre integracje zewnętrzne) mogą stanowić dodatkowo płatne rozszerzenia uzgadniane indywidualnie. Operator zapewnia Klientowi bezpłatną pomoc we wdrożeniu Usługi (zdalna migracja bazy klientów, konfiguracja pod profil działalności Klienta). Niestandardowe modyfikacje Usługi nie wchodzą w zakres Umowy i mogą zostać uzgodnione indywidualnie w formie aneksu lub odrębnego zlecenia.

8. Konta użytkowników i bezpieczeństwo dostępu

Klient otrzymuje konto administratora ze wszystkimi uprawnieniami w ramach swojej Instancji i może tworzyć dodatkowe konta użytkowników (pracowników) zgodnie z limitami określonymi planem. Klient odpowiada za:

• bezpieczne przechowywanie i nieudostępnianie osobom nieupoważnionym danych logowania,
• wszystkie czynności wykonane w ramach jego Konta, w tym przez jego pracowników i współpracowników,
• niezwłoczne poinformowanie Operatora o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu do Konta.

Współdzielenie loginu między różnymi osobami fizycznymi jest zabronione — każda osoba korzystająca z Usługi musi mieć własne konto. Usługa nie jest skierowana do osób poniżej 16 roku życia.

9. Zobowiązania Klienta i zakazane zachowania

Klient zobowiązany jest korzystać z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem i obowiązującym prawem. W szczególności Klient nie może:

• podejmować prób inżynierii wstecznej platformy HiService,
• wykonywać masowych ekstraktów danych (scraping) wykraczających poza normalne korzystanie z funkcjonalności,
• udostępniać dostępu do Konta podmiotom innym niż jego pracownicy i współpracownicy,
• wykorzystywać Usługi do wysyłania spamu, treści naruszających prawo lub prawa osób trzecich,
• obciążać infrastruktury Usługi w sposób nieproporcjonalny.

Klient ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość i zgodność z prawem danych wprowadzanych do platformy oraz za uzyskanie wymaganych zgód od swoich Klientów Końcowych — w tym zgód marketingowych przed wysyłką SMS-ów lub e-maili (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego) oraz spełnienie obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13–14 RODO. W przypadku naruszenia powyższych postanowień Operator może, po uprzednim wezwaniu z 7-dniowym terminem na usunięcie naruszenia, zawiesić dostęp do Usługi lub wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym.

10. Kopie bezpieczeństwa

Operator wykonuje codzienną kopię zapasową bazy danych. Kopie przechowywane są w regionie Unii Europejskiej. Niezależnie od kopii wykonywanych przez Operatora, Klient może we własnym zakresie eksportować swoje dane z poziomu aplikacji.

11. Wsparcie techniczne

Operator zapewnia Klientowi wsparcie techniczne drogą mailową pod adresem kontakt@hiservice.pl. Operator dokłada starań, aby odpowiadać na zgłoszenia bez zbędnej zwłoki w dni robocze.

12. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych, w odniesieniu do których Operator występuje jako administrator, określa Polityka prywatności. Zasady przetwarzania danych Klientów Końcowych, powierzonych Operatorowi przez Klienta, określa Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA).

13. Odpowiedzialność

Operator dokłada starań, aby Usługa była dostępna nieprzerwanie i działała prawidłowo. Odpowiedzialność Operatora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i nie obejmuje utraconych korzyści; łączna odpowiedzialność Operatora ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta za ostatnie 12 miesięcy świadczenia Usługi. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie. Operator nie odpowiada za treści wprowadzane do platformy przez Klienta ani za przerwy wynikające z przyczyn leżących po stronie Klienta lub siły wyższej.

14. Czas trwania, wypowiedzenie i zwrot danych

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony. Klient może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, wysyłając oświadczenie na adres kontakt@hiservice.pl lub korzystając z panelu administracyjnego. Po rozwiązaniu Umowy Klient może w terminie 30 dni zażądać wydania swoich danych w powszechnie używanym formacie; po upływie tego terminu dane są trwale usuwane zgodnie z DPA.

15. Zmiany Regulaminu

Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiany prawa, zmiany funkcjonalności Usługi, względy bezpieczeństwa). O zmianach Klient zostanie poinformowany drogą mailową co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie. W przypadku braku zgody na zmiany Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.

16. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO. Sądem właściwym dla sporów wynikających z Umowy jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Operatora. Aktualna wersja Regulaminu jest zawsze dostępna na stronie hiservice.pl/regulamin.